Компоненти на електронната поща: от гледна точка на потребителя, от техническа страна, в бизнес кореспонденция

Електронната поща, поради големия брой предимства пред хартиените листове, отдавна е един от основните видове комуникация. Въпреки това, подобно на много други технологични нововъведения, този вид комуникация има свои собствени правила. Въпреки факта, че комуникацията чрез електронна поща е станала неразделна част от много сфери на живота, повечето потребители няма да могат да отговорят на въпроса какво съставлява компонентите на електронната поща.

Структура на електронна поща от гледна точка на потребителя

Електронните съобщения са сходни и много различни от обичайното по-старо поколение листове хартия. Но независимо от пощенската услуга, структурата на имейла винаги е от същия тип. Изброяваме компонентите на електронната поща, описвайки накратко всеки един от тях:


  • Полето „До“. Това поле указва адреса на получателя. Ако има няколко дестинации, ги разделяйте с точка и запетая.
  • Полета "Предмет на писмото". В много пощенски услуги, тя се счита за задължителна за попълване. И ще бъде по-лесно за потребителите да намерят писмо, ако темата е правилно посочена в нея.
  • Основа на писмото. Тялото на писмото е основният текст.
  • Скрити компоненти на електронната поща

    Разгледахме видимата структура на листа. Но освен видимото невъоръжено око на елементите, компонентите на електронната поща включват и следните полета:
  • от кого (това поле е попълнено)автоматичен);
  • копие (различно от основния адресат, копие от писмото се изпраща на някой друг);
  • ССК (използва се, ако копието на писмото се изпраща без упоменаване на главния адресат);
  • прикачен файл.



  • Компоненти на електронната поща от техническа гледна точка

    От техническа гледна точка всеки имейл съдържа следните компоненти:
  • Заглавки или те се наричат ​​също така и пликове с SMTP протокол. Тези заглавия могат да бъдат част от текста на писмото и не могат да бъдат включени в него. Това означава, че може да възникне ситуация, когато пощенският сървър има повече информация, отколкото е посочено в тялото на съобщението. Заглавието съдържа подателя, получателя и адреса за изпращане на сайта.
  • Това е съобщението, което на езика на SMTP протоколите се нарича Data. Тя, от своя страна, се разделя на:
  • заглавието на писмото - по аналогия с хартиената поща, то съдържа данните на пощенските сървъри, през които е преминало писмото, и друга информация;
  • Елемент на писмото - директно текста на писмото.
  • Структура на електронната поща за кореспонденция

    Ако все още обсъждахме структурата на електронната поща от техническа гледна точка, тогава сега разглеждаме елементите на правилно съставена електронна поща за кореспонденция, тъй като всяка уважаваща себе си компания се опитва да се съобрази с общоприетите комуникационни норми. Въпреки че има голям брой различни класификации на електронните съобщения, те се разделят на две групи според структурата на дизайна. Първата група - съобщенияте се използват по време на работа. Второто е писмото за съгласие: съобщенията, обобщаващи срещата, посочват времето на работа и други важни аспекти, които да обяснят действията, изисквани от всяка от страните.
    Избройте компонентите на електронната поща от всеки тип поотделно.

    Писмо-съобщение

    Нейната структура трябва непременно да включва:
  • Предмет на писмото. В тази област най-добре е да посочите какво очаквате от страната домакин, като например да се срещнете с времето на срещата, списъка на въпросите за разглеждане и т.н.
  • Поздравления. Дори ако писмото е планирано да бъде изпратено на няколко души, етиката на бизнес комуникацията включва задължителните поздрави на получателите.
  • Съдържание на съобщението. Всъщност текстът на имейла, в който колкото се може повече описва заявката.
  • Корпоративна подпис. Точка, която мнозина забравят. Правилният подпис за подпис включва Ф.И.О. и позицията на автора, неговите данни за контакт (телефонен номер, линк към уебсайта на компанията, електронна поща и др.). Подписът може да варира в зависимост от приетите от организацията правила и разпоредби.
  • Полетата „До“ и „Копиране“. Те не са изброени случайно по случайност - след като ги попълните в последния завой, изключвате възможността за изпращане на неподписани или непроверени съобщения.
  • Писмо на споразумение

    Както бе споменато по-горе, този вид електронно съобщение се използва за обобщаване на заседанието, определяне на план за действие от всяка страна и определяне на сроковете за изпълнение. Такива писма саедин вид "протокол" за срещи и ни позволява да структурираме информацията по удобен начин. Този вид писмо се основава на плана:
  • Поздрави. Ако броят на участниците в срещата, чийто резултат е в писмото, е малък, може да се изброят всички по име или да се използва обобщен тип поздрави.
  • Повторете целта на срещата, резултатите от която са обобщени в писмото.
  • Списък на въпросите, които бяха обсъдени на срещата. За всеки въпрос са посочени договорените договорености, решения и срокове за изпълнение.
  • Списък на въпроси, които не изискват спешно решение, но не могат да бъдат издавани от погледа.
  • Изясняване на възгледите на участниците в срещата - всички ли са взети под внимание?
  • Подпис по образец.
  • Свързани публикации