През последните десетилетия бизнес кореспонденцията чрез електронна поща придоби огромна популярност и се превърна в един от основните начини за бизнес комуникация. Днес е трудно да се намери човек, който да не използва електронна поща в практиката на междуличностна комуникация. Въпреки това много хора задават въпроси: как да се изпрати имейл по електронна поща, така че да се спазват всички правила? Как да се създаде добро впечатление на подателя с помощта на компетентно писмо?


Тази статия описва правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща и практическите съвети, дадени в статията, ще ви помогнат да научите правилната бизнес комуникация при писане на имейли. Мнозина започват своя работен ден, като проверяват пощенската кутия за нови съобщения. За съжаление, въпреки разпространението на този метод за обмен на информация, много хора не знаят как правилно да използват езика на бизнес кореспонденцията, като приемат имейли за неформална комуникация. Благодарение на скоростта на доставка на имейли, електронната поща улеснява обмена на важни официални документи, формуляри, изявления, но тук хората правят грешки при изпращане на писма. Много често се случва при съставянето на имейл съобщение при обмен на файлове, адресатите по някаква причина не представляват съпътстващи есета и не се вписват в теми, които могат да усложнятработата на получателите. Целта на тази статия е да отговори на въпроса: Как да изпратим имейл по електронна поща и да спазваме всички правила за бизнес писмена комуникация чрез електронна поща?

Всички предоставени полета трябва да бъдат попълнени при съставяне на електронни писма

. Наложително е да бъде описана тема, която накратко описва същността на изпратеното писмо. Много често съдбата на изпратеното писмо и скоростта на решаване на очертания в нея проблем зависят от правилно описаната тема. Бизнес имейл трябва да започне с поздрави - това е проста проява на уважение към получателя е много важно за кореспонденцията. След поздрав трябва да следва текста, който се нарича "тяло букви", и в крайна сметка остава подпис, например, "Най-добри пожелания, Брицов Петър Иванович."

Поздрави в бизнес кореспонденцията

На този етап е необходимо допълнително да се засили вниманието му, тъй като жестът на уважение е много важен във всеки аспект на бизнес комуникацията. Оптималната приветлива фраза е "Добър ден" или "Добър ден". Бизнес кореспонденцията по електронната поща ограничава подателя да използва фразите „Добър вечер“ или „Добро утро“, тъй като получателят може да прочете писмото много по-късно от получаването му. Също така, не е правилно да се използват ограничени изрази, използвани в поздравитенеформална комуникация. След дума или фраза, поздравите трябва да бъдат адресирани до получателя по име и бащино име, и ако името е неизвестно на подателя, този момент може да бъде пропуснат. След поздравителната дума можете да отидете на листа с целите на писмото.

Прикачени файлове в бизнес кореспонденция по електронна поща

Ако основната цел на писмото е не само писмено изявление и изложение на същността на въпроса, но и изпращането на файл, по-добре е първо да се прикачи препращаният обект. Често се случва много податели, поради невнимание, очертавайки същността на въпроса в текста на писмото, да забравят да прикачат необходимия прикачен файл. Подобна небрежност може да окаже неблагоприятно въздействие върху бизнес репутацията на подателя на служебното писмо.

Електронният адрес трябва да бъде разпознаваем и кратък

. Правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща задължават подателя да има разпознаваемо електронно име, което трябва да съдържа истинската информация за името на изпращача. Официални писма и жалби са много лаконични и безсмислени, когато в електронния адрес са посочени неформални изрази или думи, например електронен адрес "limon_petya". Изглежда много неразтворим за възрастен. За бизнес кореспонденция е по-добре да се създаде отделен имейл и да се поддържа електронна поща по електронна поща.

Използвайки функцията за бързо реагиране, за да отговорите на по-рано получени съобщения

Функция за отговор или отговор (в съкратената версия изглежда, че Re :) помага на потребителя по бърз начинотговорите на изпратените преди това съобщения. Тази функция има и универсална възможност да прочете предишната кореспонденция със събеседника по дадена тема. Но правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща задължават подателя да преименува предмета на бизнес писмо, ако по време на кореспонденцията се промени същността на дискусията.

Електронната поща опростява обмена на информация, но бизнес кореспонденцията не трябва да се пренебрегва в правилата на руския език, тъй като небрежната грешка може да засегне правомощията на подателя, преди да изпрати бизнес писмо. Преди да изпратите писмо, трябва да прегледате текста няколко пъти и внимателно да го проверите за наличието на правописни и пунктуационни грешки. Много клиенти за електронна поща имат функция за проверка на правописа, така че трябва да обърнете внимание на думите, подчертани от червената линия. Ако имате някакви съмнения относно верността на написаното, трябва да потърсите помощ онлайн или да проверите правописа с помощта на правописа.

Полето за дестинация следва да бъде попълнено последно

. Това правило е включено и в основата на бизнес кореспонденцията по електронна поща. Случва се, че при попълване на полето за дестинация, електронната поща може да предлага и списък с вече използвани получателитрябва да изострите вниманието си, за да не изпратите погрешно бизнес писмо до трета страна.

Структуриране на бизнес писмо

Правилата за структуриране на текста се прилагат не само за превозвачите на хартия, но и за правилата за кореспонденция по електронна поща. Не винаги е лесно за получателя да прочете големи обеми текст на екрана. За да се опрости тази точка, трябва да разделите текста на логически оформени малки параграфи и да предотвратите писането на текстове от бизнес писма със сложни изречения. Оптималната дължина на едно изречение в бизнес писмото трябва да бъде не повече от петнадесет думи.

Същността на бизнес писмото следва да бъде обоснована

. В допълнение към темата на бизнес писмото получателят следва да бъде заинтересован и ясно формулиран първото и второто изречение на основния текст. Задачата на подателя е да изложи в началото на писмото същността на проблема или проблема, с който се обръща към получателя. Първото изречение следва да посочва целта, за която се изпраща бизнес писмото. Пример: "Информираме ви, че условията на ангажимента по договор № 45 от 02012017" За доставките на насипни материали "приключват. За да подновите договора, трябва да подадете повтарящ се пакет от документи. " Поради посочената цел получателят има възможност да влезе в основния изглед на бизнес писмото. Ако текстът на писмото е твърде голям, по-добре е да се използва функцията за поставяне на обект с прикачен файл под формата на текстов документ, но от текстовото поле трябва да се остави съпътстващо есе, обхващащо бизнес писмото.Пример: "Изпращаме ви електронно копие на писмото от фирмата" Мак-буд ". Любезно Ви молим да ни информирате за решението си за продължаване на договора № 45 от 02012017 "За доставка на насипни материали" до срока, посочен в писмото. "

Трябва да се даде отговор на всеки бизнес имейл.

Има отрицателни примери за бизнес кореспонденция, когато получателят пренебрегва служебното писмо по някаква причина. Понякога наистина може да има случаи, когато отговорът не може да се даде в определени ситуации, например, срокът за решаване на проблема може да отнеме няколко дни или получателят е в мисъл и не може веднага да отговори на въпроса. В този случай трябва да се даде кратък коментар за това, например: „Здравейте, Петър Иванович. Получих Вашето писмо, но днес е трудно да се отговори, тъй като трябва да се консултира с висшето ръководство. Ще докладвам проблема ви на генералния директор на нашата компания и ще дам официален отговор до края на седмицата. С уважение, управител на отдел продажби Белов Иван Геннадиевич ». Струва си да се припомни, че ако отговорът не е бил даден в рамките на три работни дни, фактът, че получателят на бизнес писмото мълчи, може да бъде оценен като пренебрегване и отказ да се комуникира с подателя.

При съставянето на съответните писма трябва да се отговори на всички поставени въпроси

Ако писмото, адресирано до получателя, е под въпрос, тогава при написването на писмо трябва да се отговаря на въпросите в реда, който се съдържа в получения текст на фирмата.лист. Ако бяха зададени въпроси, изпращачът се надява да получи конкретни отговори на тях. Когато пишете отговор, не е необходимо да сте номерирани, просто трябва да изразите своето мнение. За да отговорите на всички въпроси, първо трябва да препрочетете полученото бизнес-писмо няколко пъти, а ако има твърде много въпроси, по-добре е да ги пишете поотделно, за да не допуснете. Ако е невъзможно да се отговори на някои от повдигнатите въпроси, заслужава да се отбележи, че в момента, по някаква причина, отговорът не може да бъде даден.

Да не се злоупотребява със съкращения, емоционални деколи и главни букви. Тяхното приложение е популярно при общуването в социалните мрежи, но правилата за бизнес кореспонденция не предават такива емоционални изрази, тъй като получателят може да не знае истинския им смисъл и да ги вземе за странен набор от препинателни грешки.

Струва си да откажем да напишем главна буква. В интернет, набор от думи, написани с големи букви, се нарича „викащи фрази“ и по-често такива фрази носят отрицателен цвят. При получаване на електронно служебно писмо получателят може да счете, че такъв шрифт е отрицателен, което би повлияло неблагоприятно върху възприемането на смисъла. Ако в бизнес писмото трябва да подчертаете важността на някакъв момент, по-добре е да използвате въвеждащи фрази, например"Ние насочваме вниманието ви към факта, че трябва да предоставите пакет от документи за продължаване на договора не по-късно от 10022017 година" или "Моля, имайте предвид, че документите за удължаване на договора трябва да бъдат подадени до 10022017 година."

Не е необходимо да се предава чувствителна информация чрез електронна поща

. За прехвърлянето на лична или поверителна информация е по-добре да се откажат от електронните пощенски кутии, тъй като съществува риск от злоупотреба с информация от злонамерени хора за използване за техните собствени доходоносни цели. Тази информация може да включва: телефонни номера, пароли за банкови карти, лични банкови сметки и т.н. Важно е да се помни, че информацията се съхранява на сървъра на пощенския агент и в случай на кражба от кражба.

В края на писмото задължително трябва да е подписа на изпращача

Както вече беше споменато, всяко изпратено писмо трябва да съдържа кратък подпис. Често разработчиците на пощенски кутии въвеждат функция за подпис, която може да въведе информация за позицията си, име и телефонен номер за контакт. Впоследствие този блок автоматично ще бъде показан в края на всеки лист, което ще опрости въвеждането. Важно е да направите правилен подпис, така че получателят да има възможност да се свърже с подателя правилно, когато отговаря на писмото. Пример за подпис може да изглежда така: "С най-добри пожелания, ръководителят на отдел продажби Петров Николай Александрович, +79810000000." В заключение, може да се отбележи, че за да се разбере как да се осъществява бизнес кореспонденция по електронна поща, няма нужда да се разработват допълнителни исложни основи. Необходимо е само да се придържат към елементарните правила на етикета и да се спазват нормите на руския език.