Съдържащата се в електронните таблици на базата данни информацията не винаги е необходима на потребителя всеки момент от неговата работа в пълен размер. Следователно, приложенията на MS Office осигуряват инструменти, които ви позволяват да изпращате информация в лесна за управление форма. В статията нека разгледаме някои от тях.

Какво представлява и защо

Един от тези инструменти е филтрирането на данни. Използва се за избиране от целия масив само на тези записи, които отговарят на необходимите условия. В същото време се съхранява цялата информация на обекта, но човек вижда само необходимите редове, а други, които не отговарят на дадените условия, са скрити. Изборът се извършва при едно или повече условия, когато се задават ограничения на няколко полета. Всяко следващо ограничение се добавя към съществуващите, а количеството на показваната информация намалява, което прави още по-лесно работата с масива.


Всички съвременни електронни таблици и бази данни предоставят възможност за намиране на записи. Тъй като MS Office пакетните програми са най-често използваната офис работа, ние трябва да разберем по-добре как филтрите работят в тези приложения.

Excel

Филтрирането на Excel данни е достъпно по няколко начина. Изпълнява се според съдържанието на колоните на таблиците в зависимост от вида. В този случай се избират специфични стойности на клетките или условията. Условията за избор на ред също зависят от вида на информацията, която се съдържа в колоната. Най-лесният начин да изберете е инструмента за редактиране на панела.Раздели HOME. Изберете клетъчна колона, от падащия списък на бутона "Сортиране и филтриране" изберете елемента "Филтър". В същото време в първата клетка на колоната ще се появи бутон със стрелка, когато се натисне, отваря се падащо меню за сортиране и филтриране на данни в Excel.


Тук се определят параметрите на избора на линии за показване.

Избор по стойност

Например, ще използваме електронната таблица на Excel в магазините за козметика. Най-простият вид селекция - по стойност. В ценовата листа има поле "Вид козметика". Искаме да прегледаме всички налични продукти за грижа за ноктите. В падащото меню, списък на възможните опции, включително елемента "Nail". Ако списъкът с елементи на колона е твърде дълъг, използвайте полето за търсене. Махнете отметката от всички други елементи, с изключение на тази, която искате, и кликнете върху OK. Видимо остава само козметика за нокти. Можете допълнително да намалите списъка с продукти, като изберете, например, само продуктите на MAX FACTOR и получавате писмо за средства за ноктите на този производител.

Избор при условие

Как да се покажат всички продукти за коса сега, ако има няколко вида продукти сред тях: балсами, маски, гелове и т.н.? Можете да изберете няколко елемента с флагове, но можете да укажете филтриране на данни по типа поле. В нашия случай колоната съдържа текст и към него се прилагат текстовите параметри. Потребителят задава низ за търсене в заглавия. В този случай съдържанието на клеткатаприравняват или изключват от търсения низ. Възможно е да се намерят записи, които съдържат или не съдържат текст, който започва с или завършва с посочените символи. За да създадете по-трудни условия, се предлага да настроите правилата си.
Ето няколко условия. Всички те могат да бъдат задължителни или само да удовлетворяват само някои от тях (параметрите "I" и "OR"). Строителят предоставя възможност за задаване на условия за различни видове: текстови, цифрови, дата и час, логически и др. Удобен начин е да се филтрират данни в MS Excel за цифрови полета. Да предположим, че в нашата ценова листа искаме да намерим пари за устни с цена до 300 рубли. В колона "Козметичен тип" избираме две позиции в колоната "PUMAD" и "BLISK FOR GUB". В колоната "Цена" изберете позицията "Цифрови филтри", за разлика от текстовата колона с вида козметика. Изберете от опциите, елементът е "по-малък или равен" и в прозореца с опции издаваме сума от 300 рубли. След като кликнете върху бутона "OK", ще получите списък от четири вида "червило" и "блясък за устни" с цена по-малка от 300 рубли. И накрая, добавяме още едно условие за филтриране на данните - по цвят. Нашата ценова листа показва примери за цветова схема на декоративна козметика. Ще използваме това и ще изберем средствата за устните на светло розовия нюанс. В менюто на колоната за цветна гама, изберете Филтриране по цвят, кликнете върху бутона "Други цветове на клетки", ако предложеният избор не е достатъчен, и изберете желания оттенък. С бутона "ОК"остават само средствата в правилната цена и цветова гама.

Сортиране и търсене на информация

Дори след прекомерни записи са скрити, те могат да бъдат многобройни за подбор или анализ. В този случай друга удобна характеристика е MS Excel сортиране. В менюто, което вече проучихме, има елементи, които ще ви помогнат да изградите елементите на таблицата в необходимия ред, което улеснява търсенето. Сортирането на елементи в колона е възможно, в зависимост от вида на информацията в нея. За текстови полета се предлага разделяне от "А" на "I" и в обратна посока. Удобно е да се използва например за по-удобно търсене по името на клиента, името на партньора и др. Цифровите полета се сортират по възходящ и низходящ ред. Трябва да се внимава, ако номерата са въведени в колоната като текст. В този случай те ще бъдат подредени като текст, т.е. номерата 1011100 12110 ще бъдат в следния ред, в зависимост от формата на полетата:

Сортиране в цифров формат



Сортиране в текстов формат


10



11



) 100



12



11



100



110



110



12

Записите са подредени по брой параметри. За да направите това, има опция за персонализиране на сортирането в бутона за меню "Сортиране и филтриране". Вие избирате кои полета да сортирате, кой тип и в какъв ред да се прилагат: Настроените списъци съдържат дни от седмицата и месеци, а потребителят може да въведе свои собствени с техните собствени елементи.

База данни за достъп

Не по-малко полезна филтрация в бази данни. В Access има няколко опции за получаване на необходимата информация: използване на общи параметри, за конкретна стойност, във форма и чрез заявки.

В основния раздел на програмата ще намерите лентата с инструменти за сортиране и филтриране. Бутоните върху него се използват за извършване на посочените операции. Access използва същия механизъм като Excel. Нека да разгледаме по-подробно тези методи, с които все още не сме запознати.

Начини

Общото филтриране на данни в Access се осъществява по същия начин, както в MS Excel, като се използва падащото меню в заглавието на колоната. По аналогия от списъка се избират един или повече елементи или се подбират от типа информация в колоната. За да използвате като параметър определена стойност в клетка, изберете тази клетка и изберете менюто Избор в панела Сортиране и Филтриране или създайте списък с налични действия, като щракнете с десен бутон. Опциите за избор зависят от типа съдържание на клетката. Филтърът е лесен начин за намиране на записи с възможност за използване на множество параметри. Нарича се операция "Разширено" - "Филтър". Това създава празен формуляр, на който задавате параметрите, след което щракнете върху "Разширени" - "Приложи". Сега формата съдържа само необходимите записи.

Искания за събиране на данни

Допълнителни удобни средства за филтриране на данни в базата данни са запитванията. Тяхното създаване изисква време и необходимите умения, но те имат запитванияползи. Първо, след като напишете примерна заявка и я запишете, ще получите механизъм, който може да се използва непрекъснато за създаване на отчети, изходни линии на форма, създаване на сложни кръстосани препратки и т.н. В заявки можете да използвате полета от няколко таблици, като добавяте условия за получаване на данни за всеки от тях. Тези DB обекти се създават с помощта на Designer, Query Wizard или SQL Editor. Примерни SQL заявки имат структура типИзберете [списък от полета]

От [таблица]

Къде [условия]

]

Тук, в условния блок, се посочват параметрите, за които се избират записи. Например, ние ще направим заявка за избор на записи от таблицата "Стоки в складове". Нека трябва да изберем линии с вази под заглавието "Хоби" и да видим колко стоки с това име са във всяка сричка.

SELECT [Вид стоки]. [Вид продукт], Ваза, Ваза, [Стоки в складове]. Структура, [Стоки в складове] Брой

92) ОТ ПРАНЯВАНЕ НА ВЪТРЕШНОТО СЪБИРАНЕ [Продукти на склад] НА Вази.Код = [Складови консумативи] Име

КЪДЕ ([[Складови консумативи]. AND ([Вази]. [Ваза] = "Заснемане"));Резултатът ще изглежда така: В конструкторски режим заявката има формата:

Запазване и по-нататъшно използване

Понякога е необходимо да се използва отново веднъж избраната селекция или нейното автоматично прилагане при стартиране на таблица или форма. Условията за запазване се появяват автоматично при затваряне на обект. При по-нататъшно отваряневсички записи се показват и за да приложите отново записаните ограничения, трябва да кликнете върху бутона Филтър в панела Сортиране и Филтриране. За да приложите автоматично желаната селекция, използвайте свойството на обекта "Upload Filter", като го зададете на "Yes." Друг начин да запазите и използвате - като заявка. За да направите това, задайте параметрите. Конфигурира необходимите полета за търсене, сортиране и филтриране на данни и запазването им в контекстното меню. Впоследствие той се изтегля от същото меню с командата "Изтегли заявката"

Търсене и създаване на списък в Access

По аналогия с MS Excel, Access предоставя на потребителя възможност да сортира по колони, за да улесни търсенето на желаната информация. Подреждането на стойностите се извършва в азбука за текст (в директен и обратен ред), възходящ и низходящ за цифрова информация и дати. Можете да го приложите към няколко полета едновременно, което още повече помага при намирането на необходимите записи. Текстовите полета са чувствителни към малки и главни букви. За да намерите записа с въвеждането на използвания механизъм за търсене - бутона "Намери" на лентата с инструменти на същото име. Параметрите за търсене се въвеждат в прозореца - линия, място, посока, част от поле, регистър. Механизмите за сортиране, търсене и филтриране на данни в електронните таблици на базата данни значително опростяват работата с големи количества информация. Ако научите как да ги използвате лесно, тези инструменти ще станат достъпниобичайно, ще ускори и улесни ежедневната работа.