Редакторът на електронни таблици на Microsoft Excel изисква огромно количество данни за изпълнение. Лесно е да се правят грешки в този процес и тъй като много хора използват програмата за генериране на отчети, може да има свързани въпроси. За да се избегнат подобни проблеми, разработчиците въведоха специална функция - проверка на данните в Excel. В допълнение към проверката има и много други функции, които ви позволяват да извършите тази работа. Избройте съществуващите видове инспекции.

Проверка на въведените стойности

Microsoft Office Excel ви позволява гъвкаво да конфигурирате въведените стойности. В този случай коректността ще бъде проверена с един или няколко параметъра. Това ви позволява да персонализирате търсенето и клетката.

Числени проверки

Само един тип данни може да бъде решен, за да бъде записан в клетката на таблицата. Те включват:

Целочислени стойности в клетка могат да въвеждат само числа без частична част. В този случай можете също да ограничите техните стойности до определен диапазон или да забраните въвеждането на отрицателен. Това е подходящо за колони и редове.

Валидни номера. В клетка можете да въвеждате само числови стойности, които могат да включват частична част (до десет). Въпреки това, не е възможно въвеждането на текст. Можете да въведете дата по-късно.

Когато се избира опцията "Дата", ще могат да се въвеждат цифрови данни само в определен формат. Това става чрез проверка и търсене на въведения номер и напри неправилен избор на формат ще се покаже грешка. Диапазон на стойностите: от 1 януари 1900 г. до 31 декември 9999 г.

Ако изберете вида на ограниченията във времето, както в случая с датата, можете да въведете само интервала от време в определения формат. Освен това можете да ограничите въведените стойности, например, въвеждане на данни само след обяд. Възможно е също да въвеждате данни в програмата Microsoft Office Excel, като използвате цифров еквивалент. Да, 12:00 е числото 0.5. Това се дължи на това как данните се съхраняват в Microsoft Office Excel. Приложението в датата и часа съответства на дробно число. На примера на обяд: 12/24 = 0.5.

Проверка на текста

Можете да ограничите начина, по който въвеждате текст, като използвате различни методи. Нека погледнем отблизо.

Проверете данните в Excel за дължината на входния текст. Подходящ за фирмени имена и фамилии. В същото време е позволено да се въвежда в определена клетка само предварително определен обем от символи. Можете също да въвеждате числа и дати. Но има и техните особености. Поради запаметяването на датите в паметта под формата на десетично число няма да бъде възможно да се въведе дата по-късно от 13/10/2173, но само ако дължината на въведената стойност е ограничена до 5 знака. Същото се отнася и за формулите. Ако резултатът от формулата е твърде дълъг, клетката няма да бъде въведена.

Списък на ограниченията. Проверката на въведените данни в Excel се извършва с предварително определен списък от ограничения. В този случай можете да зададете предварително определен списък от ограничения. Освен това можете да посочите стойности в списъка, като използвате връзка към клетка или име.Списъкът може да бъде попълнен по различни начини.

Използване на формула

Има отделен параметър, ако нито един от стандартите не отговаря на нуждите на потребителя. Валидирането на данните в Excel в този случай следва формулата. Текстовото поле ще бъде подканено да въведе формула, която съответства на желания тип стойности, които ще бъдат въведени в клетката. По този начин, Excel проверява данните в клетка по-точно.
Някои начини за влизане.

За да може клетката да съдържа само текст без знак, можете да определите за входа само текстови стойности. Тъй като при нормално валидиране на данни е невъзможно да се ограничи въведената стойност и в текстовото поле е възможно да се въведе номер по погрешка.

Ограничаване на входа, при условие че стойността в една от клетките надхвърля предварително зададения диапазон.

Добавя се проверка на въведената стойност с формулата "IF". В този случай могат да се въвеждат само стойности, които съответстват на истината във формулата. Така например, не можете да въведете фалшива възраст или сума пари.

Освен това е възможно да се въведат само определени стойности, които няма да се пресичат в обхвата на клетките.

В този случай съществуват ограничения за въвеждането на формули. Затова е по-добре да използвате условно форматиране.

Извод за коментари, ако клетката

Функцията за валидиране на данни на Excel има възможност да добавя различни коментари, когато избира текущата клетка, в която се проверява въвеждането за проверка на въведените стойности. За да направите това, трябва да отидете в раздела в квадратчето за отметказа въвеждане и въвеждане на текстовите полета на заглавната част и съобщението на произволния текст.
Такъв коментар ще остане на екрана, докато избраната клетка вероятно ще бъде полезна за дългосрочна работа.

Заключение на съобщението за грешка

Как да направя проверка на данните в Excel? Ако потребителят въведе грешна стойност, можете да покажете съобщението за грешка и да предложите отново да въведете стойността. Всъщност, приложението напълно отговаря на функцията MessageBox на вградения език за програмиране в Microsoft Excel Visual Basic Application. В квадратчето за отметка отидете в раздела "Съобщение за грешка", след което поставете отметка в квадратчето "Показване на доклада за грешка", изберете типа на съобщението, след това въведете заглавие и произволно съобщение в текстовото поле. Проверката на въвеждането на данни в Excel в този случай се извършва при две условия. Видове съобщения за грешки:

"Стоп" - анулиране на въвеждането на неточна информация, показване на посоченото съобщение.

"Предупреждение" - Когато изберете този тип съобщение, ще има предупреждение за неправилно въведените данни, програмата ще предложи коригиране на грешката.

"Съобщение" е приблизително същото като предупреждение, но изглежда по-малко впечатляващо и не предлага промяна на съдържанието на клетка.

Използване на връзки към други листове

В новите версии на програмата можете да свържете няколко несъседни листа, както при конвенционалното форматиране. С цел да се направи възможно, при попълване на условията, да се провери наличността на информация на друг лист,можете да използвате функцията за получаване на имена.

За да се извърши правилно проверката на данните от друга буква, е необходимо първо да се определи името на листа, както и името на клетката, след което като се използва типа на референтния номер се посочва пълното име на листа и клетката и правилно. въведете данни Проблемът беше решен чрез надстройване на разпределения пакет Microsoft Office до 2010 година. Въпреки това, в по-ранните версии е невъзможно да се покаже на листа проверка на данните, извършена по този начин.

Принцип на валидиране на данни

Подпрограмата изпълнява своята работа, когато проверява таблицата с данни, въведена в клетката. В този случай, вграденият език за програмиране работи, с правилната стойност на грешката няма да се случи. Ако обаче стойността не се побира по тип или размер, ще се появи съобщение за грешка, но това има свои ограничения. Когато се опитате да въведете данни с помощта на вмъкване от клипборда, или когато автоматичното попълване приключи, проверката няма да работи. В допълнение, в случай на копиране, можете да "виси" правилата за проверка и в някои случаи да ги изтриете.

Как да намерите клетка за проверка на данни

Можете да използвате инструмента за избор на клетки, за да намерите всички клетки в работния лист, които са пълни с валидиране на данни в работния лист. Намира се в раздела "Начало". Данните за проверка на собствеността за този инструмент ще ви позволят да изберете всички необходими данни в клетката.