MS Access е система за управление на база данни, която се доставя в комплект с разпределена програма на Microsoft Office. И въпреки че функционалността му е малко по-ниска, отколкото в специализираните програми, много от тях използват приложението заради лесната му употреба. Създавайте отчети в Access и процеса, необходим за завършване на работата. Отчетите са начин за вземане на проби от данни с завършена база данни по един или повече определени параметри.
Концепция и създаване на доклади в Access
Докладът е форматирано представяне на информация, която е включена в крайната база данни. Това са отчетите, които се отпечатват и събират набор от данни. С функцията в Microsoft Office Access можете да получите практически всякаква проба от данни. Можете да съберете необходимата информация, представена в четлива форма. В допълнение, можете да анализирате данни, както и да обобщавате различни показатели.
Ако отпечатвате данните директно, т.е. в неструктурирана форма (таблици, заявки), се оказва, че данните се отпечатват във формата, в която са налични в програмата. Създаването на отчети в Access ви позволява да заобиколите този процес и да получите информация по по-познат начин. Освен това, използвайки отчети, можете да опростите работата и да прочетете информацията. Подробният доклад включва необходимите показатели от базата данни. Характерните му черти обаче са разделението на параграфи с наличието на заглавия и колонтитули.
Структура за достъп на MS и генериране на отчети
За да се опрости разбирането на информацията в MS Access вМожете да добавяте различни текстови елементи, когато създавате отчет. Освен това можете да структурирате информацията от таблиците.
Такива компоненти включват:
Заглавие.
Колони и колонтитули.
Работно пространство.
Забележка.
Заглавие
Задължително за заглавието на доклада и когато е отпечатано, то се показва в горната част на първата страница на доклада. Може да се използва за запазване на данни, особено често използвани за извеждане на информация, която съдържа част от базата данни, която искате да отпечатате, и веднъж в първоначалния раздел на отчета. За да добавите заглавие към структурата на отчета, трябва да използвате секцията "Преглед", командата "Заглавие" или "Отчетна бележка".
Заглавие
Това е приблизително същото като в MS Word. В Access обаче се използва за създаване на различни имена на колони с данни. В допълнение, за добавяне на номера на страници могат да се използват и горните и долните заглавия. По подразбиране в Microsoft Access в даден момент се създават две горни и долни заглавия. За да създадете само един, трябва да отидете в раздела "Преглед", след което да кликнете върху заглавките на бутоните. За да премахнете един от тях от работното пространство, трябва да използвате свойствата. В параметъра Height Height трябва да въведете стойност "zero".
Работно пространство
Поставено между горния и долния колонтитул. Той съдържа основните данни от доклада. Създаването на формуляри и отчети в Access започва с тази част. Табличната форма предоставя информациянеобходими за печат. Отпечатването се основава на заявка или конкретна таблица на базата данни. Можете да използвате списъка с полета и персонализирания панел за добавяне или изтриване на информация. Скрива този панел с опцията. За да не се показва на екрана, трябва да посочите свойството на височината е нула.
Долен колонтитул
Разположен в долната част на страницата при отпечатване. Може да се използва за извеждане на резултати, дата на работа или номериране на страници. Отпечатва се на всяка страница. Можете да отпечатвате няколко вида данни наведнъж.
Забележка
е единичен текстов блок. Намира се на последната страница на отчета, в работното пространство директно над долния колонтитул. Използва се за отпечатване на данни, които трябва да отпечатате веднъж. Те включват отчети, обобщени данни или полета за подпис. За да добавите бележка към MS Access, трябва да отидете в раздела "Преглед", за да изберете функцията "Header /Note". В този случай програмата незабавно създава заглавие и бележка.
Как се създават отчети
При разработването на всички продукти от Microsoft беше планирано да ви даде няколко възможности за работа по доклади и заявки. В Microsoft Access можете да създавате отчети по няколко начина. Те включват:
Вграден дизайнер.
Автореспондери.
Автоматично проследяване в колона или лента.
Диаграми.
Как се създава доклад
Най-лесният начин е да имате съветника за автоматични доклади. Неговата функция включва способността да се поставяизбрани редове и колони от различни бази данни в работното пространство и в същото време има няколко стила на проектиране. След приключване на автоматичната операция можете да добавяте или модифицирате данни с помощта на конструктор.
Освен това можете да използвате функцията за създаване на автоматични отчети, за да получите отчет бързо. Тогава след изпълнението е възможно в режима на проектанта да се правят корекции. Създаването на прост отчет в MS Access е по следния начин:
Първо, имате нужда от готова база данни. Отидете в раздела "Отчети", след което кликнете върху изскачащия прозорец "Създаване". Отваря се прозорец с избор на тип доклад.
За да създадете бързо отчет, трябва да изберете Автоматичен отговор в колона или лента.
След това трябва да изберете източник на информация, като използвате готова база данни или заявка за информация.
Потвърдете
След това съветникът за автоматични доклади ще създаде отчет по избор и той ще се отвори в режим на преглед. Тук можете да видите изгледа на готовия отчет. Файл "и кликнете върху бутона" Махнете отметката " В прозореца трябва да въведете пълното име на отчета, след което да изберете директория или сменяемо устройство.
Print
Създаването на заявки и доклади в Access завършва с печат. и трябва да го отпечатате, използвайте следните команди:
В раздела "Файл" и кликнете върху съответния ключпечат.
В появилия се прозорец трябва да кликнете върху бутона на страницата.
След това изберете кои страници да отпечатате и потвърдете избора.
Преди да започнете отпечатване, трябва да се уверите, че докладът е правилен. За да сте сигурни, че данните не са преместени и въведени правилно, трябва да отидете в раздела за преглед в раздела Изглед. Ако има предпоследната празна страница, проблемите най-често са свързани с неправилно поставяне на бележки. Трябва да проверите височината и, ако е необходимо, да настроите параметъра за височина на ниво 0. Ако има празни страници, ширината на полетата за отчети вероятно ще надхвърли ширината на хартията. Опитайте да печатате в пейзажен режим или променете ширината в полетата. Когато работите, не позволявайте ширината на полетата да надвишава общия размер на работното пространство + лявото и дясното празно поле.
Това е приблизително същото като в MS Word. В Access обаче се използва за създаване на различни имена на колони с данни. В допълнение, за добавяне на номера на страници могат да се използват и горните и долните заглавия. По подразбиране в Microsoft Access в даден момент се създават две горни и долни заглавия. За да създадете само един, трябва да отидете в раздела "Преглед", след което да кликнете върху заглавките на бутоните. За да премахнете един от тях от работното пространство, трябва да използвате свойствата. В параметъра Height Height трябва да въведете стойност "zero".
