Excel Excel таблици: Тайните на ефективна работа и функции

През последните години се появиха нови "интелигентни" технологии: смартфони, интелигентни домове, хладилници, кутии за телефони, телевизори и т.н. Нямаше изключения и електронни таблици. Интелигентните таблици в Excel са въведени след версията от 2010 година.

Концепцията за интелигентни таблици

Самата книга на Excel е огромна таблица. Тази таблица обаче изисква постоянна настройка: съставяне, сортиране, изпълнение, ако тази таблица трябва да бъде представена във всеки документ или презентация. Microsoft, която създаде Excel, предложи да нарича интелигентни таблици в таблиците, както и тези, които преди са били наричани таблици, обхвата. В нашата страна обаче тези идеи се използват, така че в таблиците остават маси, а иновациите започват да се наричат ​​интелигентни таблици.


При въвеждането на интелигентни таблици се подобрява възприемането на документ за електронни таблици, обработката на данните става по-лесна и се отнася към определена система.

Създаване на интелигентна таблица в Excel

Да предположим, че вече сме въвели някои данни в Excel. В този случай, ние ги избираме, отидем в менюто "Main" и преглеждаме групите от команди, намираме "Styles", в него кликваме на бутона "Format as a table". Отваря се меню, в което ще бъдете подканени да изберете стил на масата, изберете каквото искате.
Сега ще се появи диалогов прозорец, който ще ви помоли да определите обхвата на клетките, включени в тази таблица, и акоТаблицата съдържа заглавки ("шапка"), след което трябва да поставите отметка в квадратчето до "Таблица на заглавките". След това трябва да потвърдите извършените действия, като щракнете върху бутона "OK" или като натиснете Enter. В резултат на това таблицата ще се промени според избрания стил и ще включва филтриране за всяка колона. Така че, без много усилия, е лесно да се създаде интелигентна таблица в Excel.

падащи списъци

Една от тайните за увеличаване на скоростта на въвеждане на данни в електронна таблица е използването на падащи списъци. Първо, създаваме списък с данни, които трябва да бъдат в списъка, който попада на друг лист от приложението или далеч от данните за печат. Разпределете клетката, в която ще се намира този списък, отидете в раздела "Данни", изберете групата "Обработка на данни" и кликнете върху "Проверка на данни". В прозореца кликнете върху стрелката до Тип данни и изберете "Списък". След това преминете от този прозорец надолу към полето "Източник". Ние потвърждаваме направените промени, в резултат на което ще получите падащ списък с вашите данни
.
За да се предотврати въвеждането на грешни съобщения за грешка, трябва отново да кликнете върху „Проверка на данни“, да кликнете върху раздела „Съобщение за грешка“ и да премахнете отметката „Показване на съобщение за грешка“. Това ще ви позволи да въведете всички необходими данни в клетката от падащия списък, а не само тези, които присъстватпадащия списък.


За да бъде възможно да се добавят нови данни постоянно към този списък, трябва да използвате електронни таблици с интелигентни Excel, за да се отворят списъци. Първо, създаваме интелигентна таблица с хедър, която има само заглавка и списък от компоненти в падащия списък, след което създаваме този списък, както е описано по-горе, без да подчертаваме заглавието. След това потвърждаваме направените промени. Това ще ви позволи постоянно да актуализирате списъка с нови стойности. Представеният метод е една от тайните на ефективната работа с интелигентните таблици в Excel.

Променяме стила на интелигентната таблица

Ако следвате инструкциите, тогава ще излезе интелигентната таблица на определен стил, но в менюто тя се появява символично и не винаги е като начина, по който изглежда на екрана. Следователно, ако е необходимо, стилът може да бъде променен.
Как да направим интелигентна таблица в Excel за нов стил? За да направите това, не е необходимо да разпределяте цялата таблица, просто поставете курсора под формата на черен правоъгълник върху всяка клетка на интелигентната таблица. След това преминаваме към Tab "Designer", групата "Стилове на таблици". Ако няма достатъчно презентации, кликнете върху "Разширени опции" и вижте цялата палитра на стила. Изберете стила, който искате, който ще бъде приложен към създадената интелигентна таблица. Между другото, ако не харесвате никакъв стил, можете да кликнете върху връзката "Създаване на стил на таблица" по-долу.

Стилове

Интелигентните таблици в Excel 2010 и по-стари, както и в Excel 2007, могат да бъдат персонализирани за вас, в зависимост от вашите предпочитания и нужди.За да направите това, преместете курсора на която и да е клетка в таблицата. Отиваме в раздела „Дизайнер“, група „Настройки за стил на таблица“ и там поставяме /изчистваме квадратчетата за опциите, които ни интересуват: „Бутон за филтриране“, „Алтернативни колони или редове“, „Ред на заглавките или общи стойности“, „Първа или последна колона“ ,

Използване на формулите

Формулите в електронните таблици на интелигентните Excel не трябва да се копират или изтеглят. Създаването на нова колона или нов ред води до затягане на формулите в новосъздадените елементи на таблицата в желаните от тях клетки. Ако трябва да създадете нова колона, в която трябва да въведете формула в клетката на дадена колона, въведете формула, която е малко по-различна от стандартната за даден тип електронна таблица. Изглежда като [@ [{Name of column}]] аритметика.
Тук {име на колона} е конкретното име на колоната, в което се прави изчислението, например "Сума, руб.", Аритметичните операции са алгебрични изрази, използвани в формулите на Excel и, ако е необходимо, числото @ показва, че данните ще бъдат взети от същата линия. Формулите могат да се въвеждат както обикновено в Excel, като кликнете върху съответните полета и само като посочите необходимите функции за формулата, допълнителните икони в този случай ще бъдат добавени автоматично. Когато кликнете върху Enter, колоната ще бъде преизчислена във всички клетки в таблицата. Ако трябва да преброите в края на обобщената таблица в раздела "Дизайнер" в групата "Настройки за стил на таблица", ще отбележим опцията "Резюме", която ще позволиизчислява окончателните суми за колоните, където са въведени формулите. Ако се интересувате от тази информация, владеете чужди езици и ще търсите допълнителни източници на информация в чужбина, не забравяйте, че в Русия и в чужбина има различни разделителни елементи. Те имат кома и имаме точка и запетая, която трябва да се вземе под внимание във формулите.

AutoFiltration

Както е споменато по-горе, когато създавате интелигентни Excel таблици, всяка колона от тяхното заглавие се появява автофилтър, с който можете да дефинирате какво искате да се показва или, обратно, да не се показва в този конкретен момент. Например, можете да използвате клавиши като "повече", "по-малък", "съдържа", "не съдържа" и т.н. Тази опция може да се приложи при работа с голям масив от данни. Например, има таблица с купувачи, а в друга колона има месеци на покупки. Интересува ни само февруари. За да не потърсите ръчно купувачите от февруари, кликнете върху стрелката "Луна" и поставете отметка до "Furry", премахвайки други отметки. По този начин ще бъдат показани само купувачите, които са направили покупки през февруари. Други няма да изчезнат отново, ако натиснете отново стрелката в заглавието "Месец" и отбележите всички месеци, тогава всички купувачи ще се появят отново.

Назовете таблицата

След като интелигентната таблица е създадена в Excel, приложението й присвоява име в съответствие с процедурата за преминаване (ако първата таблица се нарича "Таблица1" и т.н.). За да разберете името на таблицата,поставете курсора в някоя от клетките му, отидете в раздела "Designer", групата "Properties" и там ще намерите параметъра "Name name", който може да бъде редактиран, за което трябва да поставите курсора "Cluster1", да маркирате и въведете ново име. , след това натиснете Enter. Това име може да се използва във формули, вградени функции, падащи списъци. Името на таблицата може да се използва при прилагане на функциите на VVR, DPR. Например искаме да разберем кой сме 1229-ия купувач. За да направите това, в някоя свободна клетка, например K1, въведете 1229 в клетката L1, въведете формулата = VPR (K1; Таблица 1 (или нейното модифицирано име); 1). Ето един номер на колона, който ще се търси. В резултат на това, в клетката L1, FVO ще се появи пред купувача под номер 1229 (ако, разбира се, той е бил в първата колона).

Адресиране в интелигентни таблици

Електронните таблици на Smart Excel позволяват да се използват имената на полетата вместо диапазона от клетки с данни. Така че, за да изчислим сумата от стойността на C от 1-ва до 21-та клетка, можете да въведете формула, която обикновено се използва в Excel = CYM (C1: C21). Да предположим, че в колоната "сме въвели информация за сумата на покупката от всеки отделен купувач, и наричаме тази колона" Сума, търкайте. "И таблицата е преименувана на" Купувач ". CYM (купувачи [Сума, руб.]).
В допълнение, можете да използвате специално адресиране:
  • "= купувачи [# Тази линия]" ще се отнасят до текущия ред.
  • "= Купувачите [# Data]" ще се позовават на данните, без да включват заглавния ред.
  • "= Купувачите [# Заглавия]" ще бъдатвижте заглавията на колоните в таблицата, разположени в първия ред на таблицата.
  • "= Купувачите [# Резултати]" ще се позовават на обобщената линия (ако е налична в разумна таблица).
  • "= Купувачите [#Всички]" се отнасят до цялата таблица, включително всички горепосочени формули.
  • Например, можете да изчислите сумата на покупките, като въведете формулата = CYM (купувачи [# All]).

    Допълнителни "чипове" на интелигентни таблици

    Превъртането на колоните в таблицата в големи размери не изисква зоната да бъде заключена, тъй като имената на колони в таблицата се преместват в заглавията на колони на определен лист от определена книга. В Excel 2010 възможността за създаване на съкращения при работа с интелигентни таблици. Те представляват автофилтър на отделна колона, представен като графичен елемент. Отидете в Tab "Designer", група от команди "Tools", натиснете "Insert a cut", в диалоговия прозорец изберете имената на колоните (или една колона), от които ще се формира разрезът. Ако трябва да филтрирате таблиците, изберете желаната категория или категории, като натиснете Ctrl.

    Как да премахнете електронна таблица с интелигентен Excel

    Понякога може да има ситуация, при която трябва да запишете данни в обикновен формат на електронна таблица, да изтриете от нея сортиране, формули за автозаместване, адресиране и други вратички на интелигентни таблици, т.е. В Excel можете да преобразувате интелигентна таблица в обикновена. За да направите това, поставете курсора във всяка клетка на разумна таблица, отидете на Tab "Designer", групакомандите "Service", кликнете върху "Convert to Range". В резултат на това ще се появи диалогов прозорец, потвърждаващ действието, като щракнете върху бутона за съгласие или клавиша Enter. След това таблицата ще бъде запазена по обичайния начин, със запазване на последния приложен стил и данни.

    В заключение

    Така интелигентните таблици са същите таблици, които можете да създадете сами. Но тяхното използване позволява ефективно да се използва времето за обучение чрез намаляване на ръчните операции, красиво изготвяне на таблици, използване на графични елементи. Ако не ви харесва създадената интелигентна таблица, винаги можете да я превърнете в обикновена.

    Свързани публикации